39 Notas del instructor — Cómo organizar un evento maravilloso
Estás leyendo la primera edición en progreso y en castellano de este libro, basada en el currículum de formación del programa de Campones/as de rOpenSci.
Este capítulo es actualmente un borrador de ideas y no recomendamos su lectura.
39.1 Previo a la formación
Envía una invitación al calendario con el enlace a la reunión y un enlace a las notas compartidas.
En el archivo de notas compartidas, añade el enlace a la reunión y el resto del material (como diapositivas, vídeos, etc.).
Haz un recordatorio el día anterior y una hora antes.
Utiliza los diferentes canales que tengas. Por ejemplo, nosotros utilizamos Slack y el correo electrónico. Intenta utilizar recordatorios independientes de la zona horaria como “Nos vemos en 50 minutos, aquí (enlace)”
39.2 Formación
39.2.1 Hora de conectarse.
Empieza la reunión unos minutos antes, permite que la gente entre y comprueba el vídeo y el audio. Asegúrate que las personas conectadas pueden escucharte y verte. Hazles saber que no pasa nada si no encienden la cámara. Comparte el documento que utilizarás como notas compartidas en el chat.
Cuando todas las personas participantes hayan llegado, recuérdales las normas de participación, como el código de conducta y cómo utilizarlo. Menciona un breve orden del día:
Hoy vamos a revisar el framework PACTo para planificación de eventos, seguido de una selección de consejos prácticos basados en evidencia desde la ciencia del aprendizaje. Vamos a tener un corte de 10 minutos cuando lleguemos a la hora de curso.
El hilo conductor es que comunicar y divulgar el trabajo propio es parte esencial de la formación en software de investigación, y que cada participante deberá organizar al menos una actividad de difusión antes de terminar el programa.
Comparte el documento una última vez cuando ya estén todos los asistentes. También comparte el documento antes de cada ejercicio para asegurarte de que todos los y las participantes pueden acceder a él.
Si vas a grabar la sesión, éste es un buen momento para pedir permiso. Deja claro cómo utilizarás la grabación y con quién la compartirás. Explica como remover el nombre de la imagen y deja claro que pueden apagar su camara.
39.2.2 Comienza la formación
Puedes empezar con el primer ejercicio llamado Tipo de Actividad. Mientras explicas el ejercicio y se realiza puedes decidir si quieres compartir en la pantalla: las diapositivas con los ejercicios, el documento compartido con los ejercicios, o no compartir la pantalla.
Vamos a arrancar con un ejercicio. La idea es que entren al documento compartido y que escriban al lado de su nombre, en el ejercicio 1: ¿qué tipo de actividad de difusión o comunicación piensan hacer como parte del programa? Y si son mentores o mentoras, por favor compartan qué tipo de actividad de comunicación y divulgación les gustaría que nuestros campeones y campeonas hicieran.
Puedes aclarar que esta información también el útil para saber qué tipo de herramientas o apoyo podemos dar desde rOpenSci para esta actividad que van a realizar.
Aclara siempre al principio de la actividad de cuánto tiempo disponemos para realizarla. Por ejemplo: “Utilizaremos 10 minutos para este ejercicio”., “Haremos una pausa de 10 minutos”
Dales uno o dos minutos para escribir en silencio. Luego puedes leer algunas de las respuestas en voz alta o añadir algunos comentarios en el documento en silencio. Anímales a leer las respuestas de sus compañeros/as y a hacer comentarios.
39.3 El Framework PACTo
Esta sección tiene 4 ejercicios que invitan a refleccionar sobre los temas presentación en relación de la experiencia de cada asistente. Si tienen que remover contenido porque no alcanza el tiempo, puedes quitar uno o dos ejercicios de esta sección.
Continúa con la diapositiva 3 Marco de trabajo para eventos virtuales - PACTo y explica que es para eventos virtuales y fue desarrollado por el Centro de Community Management (CSCCE).
Aclara que el framework se llama PACT en inglés, que por suerte traduce bastante bien al castellano como “pacto” —un acuerdo que uno hace para organizar los eventos.
Menciona los 4 aspectos para organizarlo de forma eficiente:
- P de Propósito
- A de Asistentes
- C de Comunidad (gestión de la comunidad)
- T de herramientas tecnológicas, de Tecnología que vamos a usar en esa reunión
39.3.1 Propósito
Explica este aspecto con las preguntas correspondientes que ayudan a reflexionar sobre el mismo. Presenta ejemplos cuando te sea posible. Luego presenta el ejercicio 2:
Usando la Community Call “Software Libre de Investigacion en America Latina” vamos a contestar las tres preguntas del Propósito, usen el chat para compartir sus respuestas.
Por el chat comparte el link a la pagina del evento “conversaciones con la comunidad” y tambien comparte en pantalla esa misma pagina para ayudar a los asistentes a encontrar la informacion que deben utilizar.
39.3.2 Asistentes
Continua con la explicacion sobre los Asistentes compartiendo las tres preguntas guias para este aspecto, dando ejemplos cuando las expliques y luego presenta el ejercicio 3.
Usando la Conferencia LatinR, contestar las tres preguntas sobre Asistentes, usen el chat para compartir sus respuestas.
Por el chat comparte el link a la pagina de LatinR y tambien comparte en pantalla esa misma pagina para ayudar a los asistentes a encontrar la informacion que deben utilizar.
39.3.3 Comunidad
A continuación presenta 3 preguntas guías para el aspecto de Comunidad, nuevamente con ejemplos cuando sea posible, seguido por la propuesta del ejercicio 4
En el documento compartido, busca este ejercicio y al lado de tu nombre, comparte alguna estrategia para mantener la concentración o la participación que consideres efectivo. Lee las respuestas del resto y comenta las mismas (si las usaste, si tambien te dieron resultado o alguna variante)
Durante el ejercicio ve tomando las respuestas para comentar, invita a los asistentes a participar y conversen sobre acuerdos o diferencias.
39.3.4 Tecnología
Termina la presentación del marco con la sección de tecnología. Presenta las tres preguntas que ayudan a refleccionar sobre este aspecto, dando ejemplos concretos y luego presenta el ejercicio 5.
Todos hemos usado herramientas para reuniones. Algunos tuvieron éxito, otros no. Rápido: denme ejemplos. ¿Qué herramienta usaron que funcionó bien? ¿Y otra que no fue útil?
Durante el ejercicio ve tomando las respuestas para comentar, invita a los asistentes a participar y conversen sobre acuerdos o diferencias.
Este es un buen momento para realizar un corte de 10 minutos.
39.4 Consejos prácticos para todo tipo de eventos
Presenta los 8 consejos que son utiles para eventos online o presenciales.
39.4.1 Ejercicio 6 - Ejercicio en grupos
Divide a los asistentes en grupos de no mas de 3-4 personas. Antes de enviarlos a los grupos comparte la consiga en el chat y tambien en la pantalla. Pregunta si hay dudas y resuelvelas.
En grupo charlen entre ustedes para contestar estas preguntas: ¿Cuáles de los consejos anteriores podrías aplicar en tu evento? ¿Cómo lo harías? Usen el documento compartido y resuman su intercambio en el ejercicio 5, en la seccion que corresponde a su sala de grupo.
39.5 Consejos prácticos para eventos online
Presenta los 8 consejos que son utiles para eventos online.
Divide a los asistentes en grupos de no mas de 3-4 personas. Antes de enviarlos a los grupos comparte la consiga en el chat y tambien en la pantalla. Pregunta si hay dudas y resuelvelas.
Mantener los mismos grupos ayuda a que las cosas fluyan mas rapido, pero mezclar las personas les da oportunidad de interactuar con otras personas.
Ejercicio 7: Trabajo en grupo ¿Cuáles de los consejos anteriores hemos usado en este y en los otros talleres de rOpenSci? Cuales de todos los consejos te gusto mas? Repasen todos los consejos e identifiquen cuáles se usaron en este taller hasta el momento Sinteticen el intercambio en el documento compartido en la seccion de su sala de grupo.
39.6 Pide devoluciones
Muestra este consejo final y comparte el formulario de feedback para que lo completen.
39.7 Después de la formación
Después de la formación, envía un mensaje (correo electrónico, Slack) dando las gracias a los asistentes y volviendo a compartir los recursos esenciales:
- Documento compartido (que tiene enlaces a las diapositivas, guía de tutoría, plantillas de reuniones, etc.).
- Grabación de la reunión (en caso de que la hayas grabado).
- La encuesta de opinión (para tener una segunda oportunidad de rellenarla).
Revisa la encuesta de opinión e identifica uno o dos puntos a mejorar para la próxima iteración de formación.